Digitální připomínkování a předávání projektů investorovi v době pandemie

V současné době pandemie virové choroby COVID-19 kterou způsobuje nový koronavirus SARS-CoV-2 je nutno změnit běžné každodenní činnosti obyvatel a je potřeba se přizpůsobit nastalé situaci. To se samozřejmě týká nejen osobního života, ale i dosavadních zaběhnutých pracovních procesů.

Projektová společnost SUDOP PRAHA v současné situaci funguje při tvorbě projektových dokumentací namísto kanceláří obsazených projektanty primárně na bázi home office, kdy byl osobní kontakt nahrazen online komunikací přes Skype či TEAMSy.

Samotná příprava projektové dokumentace se skládá z mnoha činností, a kromě vzájemné koordinace mezi jednotlivými projektanty specialisty, projednání s dotčenými orgány státní správy je nezbytné dokumentaci rovněž projednat s objednavatelem dokumentace.

Aktuální situace nás tak doslova donutila najít nové cesty i v oblasti vzájemného projednání dokumentace mezi jejím tvůrcem (projektantem) a jejím objednavatelem (investorem). Pojďme si principy této změny ukázat na pilotním projektu akce Rekonstrukce výpravní budovy v žst. Plzeň hl. n., která se nyní nachází ve své poslední projekční fázi – tedy přípravě projektové dokumentace pro provedení stavby. Tomuto stupni předcházela studie, záměr projektu, dokumentace pro územní rozhodnutí a dokumentace pro stavební povolení, která je nyní na drážním a vodoprávním úřadu. Evidentně i státní správu současná situace okolo pandemie zasáhla – stavební ani vodoprávní řízení nebylo zahájeno ve stanovené třicetidenní lhůtě od podání žádosti o vydání povolení.

PŘEDÁNÍ

Namísto standardního předání projektové dokumentace v papírové a digitální podobě na DVD skrze zástupce projektanta (tzv. HIP) zástupci investora (tzv. HIS), který předání stvrdí podpisem předávacího protokolu a následně převzatou dokumentaci distribuuje na jednotlivé organizační útvary a složky své společnosti je osobní předání nahrazeno předáním přes webové rozhraní programu ProjectWise, ve kterém naše projekční společnost projektovou dokumentaci ukládá a spravuje. Samotné předání probíhá tak, že HIP vyplní několika karet, které obsahují obdobné informace jako v papírovém předávacím protokolu a další předem domluvené údaje jako je např. stanovení lhůty na připomínkování. Následně HIP odešle balíček dokumentace HISovi, ten dokumentaci přijme a tím je předání hotovo. Předávací protokol nahrazuje samotné přijmutí projektu. 

Případné předání papírové dokumentace je řešeno individuálně dle domluvy HISe a HIPa. Konkrétně v případě projektu Rekonstrukce výpravní budovy v žst. Plzeň hl. n. jsou paralelně řešeny obě formy předání – jak klasicky, tak přes prostředí ProjectWise.

PROJEDNÁNÍ

Způsob projednání připomínek formou konferenčního projednání, kdy se zástupci investora a projektanta společně sejdou a prodiskutují jednotlivé body, ke kterým mají zástupci jednotlivých organizačních složek investora připomínky (náměty na úpravu dokumentace) je nahrazen čistě digitální formou bez nutnosti osobního setkání.

HIS jako doposud nerozesílá na své jednotlivé organizační útvary dokumentaci, ke které připomínkující sepisují své stanovisko a posílají ho zpět na HISe, který připomínky nashromáždí a zašle je po e‑mailu HIPovi, který je dále dle povahy připomínek rozesílá na příslušné projektanty.

Vše se odehrává přímo přes Webové rozhraní programu ProjectWise. Investor před samotným projednáním stanovil seznam osob z jednotlivých organizačních útvarů, které se budou k dokumentaci vyjadřovat, tj. budou sepisovat připomínky, a těmto osobám byl předem zřízen přístup k akci. Jednotlivý připomínkující tak budou své poznámky vepisovat přímo k příslušným dokumentům, ke kterým mají přístup i jednotliví projektanti a odpadá tak vzájemné opakované emailové rozesílání připomínek po ose: jednotliví připomínkující z jednotlivých organizačních složek → HIS → HIP → jednotliví projektanti. Online tak bude možno v ProjectWise sledovat i stav připomínkování, což umožní jejich operativnější projednání. HIP nebude muset čekat na obdržení kompletního vyjádření např. za celý odbor, ale rovnou je možno jednotlivými projektanty konkrétní připomínky zapracovávat, resp. na ně reagovat.

Vzhledem ke stanoveným termínům odevzdání čistopisu PDPS, který je s ohledem na potřebu zahájení realizace v tomto roce neposunutelný byla záměrně tato akce vedením naší projekční společnosti SUDOP PRAHA a vedením SPRÁVY ŽELEZNIC, Stavební správy západ po vzájemné dohodě vybrána pro nasazení tohoto způsobu projednání.

Potřebné kroky k nasazení a prověření systému v reálném provozu jsou prováděny operativně a v době psaní tohoto článku budou teprve dotčení projektanti a zástupci investora proškolení na způsob fungování a systém budeme následně v ostrém provozu zkoušet.

Kromě náhrady za konferenční projednání, které není možné v současné době pandemie a omezení shromažďování většího počtu lidí reálné konat, což je projednáním přes prostředí ProjectWise nahrazeno jsou hlavní očekávání taková, že by obecně mělo dojít ke zrychlení připomínkovacího procesu, který u každé akce znamená několikatýdenní akt.

Jaroslav Veselý
SUDOP PRAHA a. s.


ProjectWise: systém pro správu projektové dokumentace

SUDOP PRAHA a. s. pro podporu procesu digitální tvorby projektové dokumentace již 20 let používá systém pro správu projektové dokumentace ProjectWise. Jde o produkt firmy Bentley, který slouží k ukládání a manipulaci s dokumenty, k jejich zabezpečení před nežádoucími úpravami a použití. Jde o velmi robustní nástroj, který tedy data bezpečně ukládá a spravuje na jedné straně a na druhé straně je umožňuje bezpečně zpřístupnit nejen projektantům v naší firmě, ale i všem účastníkům řízení, kteří s dokumenty v rámci svých rolí v projektu potřebují pracovat.

A právě těchto výhod bylo bohatě využito v těchto měsících.

Pro zabezpečení pokračování vlastní práce na projektu byla využita základní vlastnost systému ProjectWise, kdy jsou dokumenty bezpečně uložené na centrálním úložišti (serveru) a teprve v okamžiku jejich použití projektantem, systém zajistí bezpečné doručení jejich kopie na lokální počítač. Současně s tím zabezpečí dokumenty v centrálním úložišti proti neoprávněnému přepsání. Po ukončení práce pak změny sesynchronizuje a zpřístupní dokument ostatním uživatelům pro další změny. Právě tato základní funkcionalita zajistila, že nebylo nutné dělat žádné změny na jejich počítačích a noteboocích projektantů ve chvíli, kdy bylo rozhodnuto, že zaměstnanci mají pracovat v režimu home office. Zaměstnanci odešli se svými notebooky domů, a po přihlášení do datového úložiště ProjectWise pracovali stejně, jako by byli uvnitř firmy. Vzhledem k tomu, že většinou již všichni mají solidní internetové připojení ve svých domovech, ani nepoznali, že dokumenty putují delší cestou, než ve vnitřní síti firmy. Bez jediné změny konfigurace systém zabezpečil tvorbu projektové dokumentace bez toho, že by firma musela rezignovat na přísné bezpečnostní podmínky pro přístup k dokumentům.

Druhá velká výhoda systému se ukázala v okamžiku, kdy bylo nutné projektovou dokumentaci zpřístupnit objednateli z důvodu předání hotového projektu a z důvodu připomínkování projektové dokumentace. Již několik let v souvislosti s přípravou na používaní metody BIM pro velké dopravní stavby od roku 2022 byly testovány funkce pro podporu schvalovacích procesů, pro rychlé předávaní informací mezi všemi účastníky stavebního řízení, pro přístup k dokumentaci po dobu projektování, výstavby a následné údržby stavby a v neposlední řadě pro podporu komunikace mezi všemi účastníky. ProjectWise při těchto testech splňoval požadavky, které na Společné datové prostředí BIMu metodika požaduje. Zde byl stávající systém ProjectWise jakožto dokumentové úložiště rozšířen o funkce pro podporu procesů předání a připomínkování. Aby nebylo nutné na v mnoha organizacích instalovat speciální programy, jsou tyto služby vyvinuté jako webové. Přístup k dokumentům pomocí těchto služeb je řešený pomocí přehledného portálu, do kterého jsou účastníci pozvání pomocí emailové pozvánky ve chvíli, kdy jim byl poprvé zřízen přístup na daný projekt. Po přihlášení na webovou stránku se jim zobrazí přehledná stránka s projektem, kde na jednom místě každý vidí informace o projektu, seznam všech účastníků projektu, přehled aktuálních zpráv a upozornění na úkoly, které jsou účastníkům přidělené. Poslední oblast pak tvoří ikony jednotlivých služeb. Zde byly použity tři služby „Správa dodávek“ pro předání dokončené projektové dokumentace, služba „ProjectWise Web Connections“ pro přístup k uložené projektové dokumentaci a služba „Řešení závad“ pro připomínkové řízení.

Služba Správa dodávek
Slouží pro předání hotové projektové dokumentace a její kontrolu. Projektová dokumentace je zde uložená ve své archivní kopii, tak jak byla objednateli předána. Systém zajistí na straně projektanta tvorbu této archivní kopie dokumentace se všemi náležitostmi, jako Předávací protokol se seznamem dokumentů, seznam adresátů na straně objednatele a nastavení lhůt pro proces převzetí a kontroly dokumentace. Systém následně zajistí doručení dokumentace objednateli. Objednatel s dokumentací pak dále pracuje uvnitř své organizace a pomocí stejné služby zadává úkoly svým kolegům, kteří se k dokumentaci vyjadřují. Podstatné na tomto procesu je, že mezi všemi účastníky se nezasílají žádné další kopie těchto dokumentů, ty zůstávají uložené v centrálním úložišti a systém pouze zprostředkuje přístup k nim. Systém také zajistí dodržovaní nastavených lhůt. Pokud dojde k jejich vypršení, jsou o tom konkrétní lidé informování prostřednictvím emailu. Současně vedoucí týmu informován o stavu zakázky prostřednictvím přehledného portálu s grafy a přehledy v tabulkové formě.

Pomocí této služby lze zasílat k vyjádření i jednotlivé dokumenty či samotné dotazy, pokud je u nich nutné archivovat zásadní rozhodnutí. Systém o každém záznamu, či úkonu na dokumentu vede záznam v historii dokumentu, takže je možné s k němu kdykoliv vrátit.

Služba Řešení závad
slouží pro podporu připomínkovacího procesu. Její hlavní síla je v kombinaci s další službou ProjectWise Web Connections, která zajišťuje přístup k dokumentům, opět uložených na centrálním úložišti. Tvorba připomínky je velmi snadná. Ve webovém okně pro prohlížení obsahu jednotlivých dokumentů se pomocí kreslicích nástrojů označí oblast dokumentu, ke kterém use váže připomínka. Systém k této oblasti otevře formulář, do kterého se zadají potřebné údaje o připomínce. Systém přiřadí připomínce unikátní číslo „jednací“. Takto uložená připomínka se po uložení přímo objeví v přehledném portálu, který zobrazuje stav vypořádání všech připomínek. S takto vytvořenou připomínkou pak na straně jiné organizace pověřená osoba může pracovat. Může si zobrazit formulář s podrobným popisem připomínky, můžete si zobrazit dokument, kterého se připomínka týká. Po posouzení připomínky ji může delegovat na své kolegy, kteří ji mají zpracovat. Opět je systém doplněn o možnost zadat lhůty pro vypořádání připomínky a systém pak opět hlídá dodržování těchto lhůt a v případě jejich překročení zasílá upozornění zpracovateli. Pro snazší výměnu informací systém nabízí v rámci každé připomínky nástroje pro vedení diskuse (chat). Celý proces připomínkování je přehledně zobrazen na webové stránce. Přehledy lze pomocí filtrů přizpůsobovat pomocí přednastavených filtrů. Výsledné sestavy je možné exportovat do jiných formátů, například excel, na které jsou účastníci zvyklí.

Všechny webové služby ProjectWise mají stejně jako celý systém velmi podstatnou vlastnost a tou je bezpečnost uložených dokumentů. Bezpečností dokumentů je zde myšleno, že dokumenty leží v zabezpečeném úložišti v jedné jediné kopii. Při jakékoliv činnosti, ať už je to prohlížení, připomínkování, úprava dokumentu a další, je použitá právě tato jediná kopie dokumentu. Při jakékoliv manipulaci s dokumentem pak je o této činnosti učiněn auditní záznam do historie každého dokumentu. Přístup k dokumentům je umožněn jen účastníkům projektu, připomínkovacího řízení a může být omezen jen po dobu, která je potřebná pro jejich činnost. I přesto je systém intuitivní na ovládání a průměrně zdatný uživatel je schopný po přibližně jednohodinové prezentaci funkcí a vysvětlení pracovního procesu se systémem samostatně pracovat. V době, kdy se pracovní týmy rozpadly do množství vzdálených pracovišť v místě bydliště, zajistil systém nepřerušený chod firmy a umožnil partnerům z řad objednatelů i kooperujících firem nabídnout řešení i pro jejich činnost. Řešení na pochopení a použití snadné, nicméně velmi robustní a výkonné.

Reklama

Vážené čtenářky a čtenáři,

od roku 2020 jsme spustili nový web časopisu SILNICE ŽELEZNICE. Všechny historické články lze dohledat na „staré verzi webu“ - old.silnice-zeleznice.cz. Pokud jste si na své firemní stránky některý z našich článků někdy vložili, upravte si v administraci odkaz - vložte slovo „old“, čili old.silnice-zeleznice.cz/ … (link článku). Odkaz bude plně funkční.

Kalendář akcí